Тема 17. «Обработка текстовой информации»

1.     Обработка текстовой информации

2.     Функции и возможности текстовых редакторов.

 1.   Обработка текстовой информации

Технологии обработки текстов являются одними из наиболее распространенных технологий обработки информации. Текст – любая последовательность символов, к которым относятся буквы, пробел, знаки препинания, цифры, знаки арифметических операций и т.п. Текст можно создать карандашом, пером, авторучкой, на пишущей машинке, наконец, на компьютере.

К аппаратным средствам компьютера для ввода текстового документа относится клавиатура, световой карандаш со специальным планшетом, сканер.

К программным средствам, предназначенным для работы с текстами, относятся:

· электронные блокноты;

· текстовые редакторы;

· текстовые процессоры;

· редакционно-издательские системы;

· программы-переводчики;

· лингвистические корректоры;

· системы, осуществляющие интеллектуальный поиск и интеллектуальную обработку текстов, размещенных в сетях.

Текстовый редактор – программное средство, предназначенное для создания (ввода, набора), редактирования и оформления текстов. Примеры: «Лексикон», «Слово и дело», «Edit», «Ched», «Note Pad», «Write».

Текстовый процессор отличается от текстового редактора более широкими функциональными возможностями:

· настраиваемое пользователем меню;

· использование контекстного меню;

· сопровождение текста таблицами и проведение в них простейших расчетов;

· вставка графических объектов (рисунков, диаграмм, заголовков и пр.) или создание рисунков с помощью встроенных инструментов;

· вставка формул, графиков, диаграмм;

· оформление текста списками, буквицами;

· использование инструмента автокоррекции текста и его автореферирования;

· создание и использование макросов;

· фоновая проверка орфографии, синтаксиса и др.

Примеры: Word (Microsoft Office), Word Pro (Lotus Smart Suite), Word perfect (Perfect Office), Accent, Word Pad.

Редакционно-издательские системы должны обеспечить все функции текстового процессора, а также:

· воспринимать тексты, созданные в различных текстовых редакторах;

· воспринимать отсканированные или нарисованные в графических редакторах иллюстрации, созданные на ПК разных платформ, и корректировать их цвета;

· иметь большой набор шрифтов и возможность их графического преобразования;

· иметь возможность для различного «обтекания» рисунка текстом;

· обеспечивать автоматическое оптимальное размещение текста на странице, автоматическую нумерацию страниц;

· обеспечивать адаптацию к различным печатающим устройствам и т.п.

Программы-переводчики или компьютерные словари содержат переводы на разные языки сотен тысяч слов и словосочетаний. Их возможности, предоставляемые пользователю, заключаются в следующем:

· выбор языка и направления перевода;

· предоставление не только общеупотребительных, но и специализированных слов;

· обеспечение быстрого поиска словарных статей;

· предоставление мультимедийных услуг – прослушивание слов в исполнении дикторов.

Основные элементы текстового документа:

-                символ - минимальная единица текстовой информации;

-                слово - произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами;

-                строка - произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца;

-                предложение - произвольная последовательность слов, завершающаяся точкой;

-                абзац - часть текста, которая завершается специальным символом конца абзаца, при этом допускаются пустые абзацы;

-                страницу составляют строки и абзацы, таблицы и внедренные в документ объекты;

-                наиболее крупной единицей является собственно документ , где все составляющие его абзацы определенным образом структурированы, снабжены при необходимости заголовками, выстроена иерархия структурных разделов.

Рассматривая технологию создания текста, необходимо знать определение таких понятий как шрифт, графема, сериф, кегль, а также пагинация, выключка, кернинг, интерлиньяж.

Графема – единица письменного знака, выступающая в различных вариантах в зависимости от стиля письма, места в предложении и т.д.

Шрифт – выполненные в едином стиле графемы букв, используемых для письма.

Сериф – завиток (росчерк, засечка), образующий окончание линии, которой изображена буква или знак (литера).

Кегль – размер шрифта, определяемый литерой.

Выключка – выравнивание длины печатных строк по заданному размеру путем увеличения промежутков между словами.

Пагинация (от английского page – страница) – разбивка на страницы.

Кернинг – уменьшение расстояния между буквами для более удобного и комфортного восприятия текста глазом.

Интерлиньяж – регулировка промежутка между строками.

Формат файла определяет способ хранения текста в файле. Простейший формат текстового файла содержит только символы (числовые коды символов), другие же форматы содержат дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают форматирование текста.

Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются отдельными текстовыми редакторами. Для преобразования текстового файла из одного формата в другой используются специальные программы – программы-конверторы.

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные форматы текстовых файлов.

Только текст (Text Only) (TXT). Наиболее универсальный формат. Сохраняет текст без форматирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца. Применяют этот формат для хранения документов, которые должны быть прочитаны в приложениях, работающих в различных операционных системах.

Текст в формате RTF (Rich Text Format) (RTF). Универсальный формат, который сохраняет все форматирование. Преобразует управляющие коды в команды, которые могут быть прочитаны и интерпретированы многими приложениями, в результате информационный объем файла существенно возрастает.

Документ Word (DOC). Оригинальный формат используемой в настоящее время версии Word. Полностью сохраняет форматирование. Использует 16-битную кодировку символов, что требует использование шрифтов Unicode.

Документ Word 2.0, Word 6.0/95 (DOC). Оригинальные форматы предыдущих версий редактора Word. При преобразовании из формата Word 97/2000/2003 форматирование сохраняется не полностью.

Works 4.0 для Windows (WPS). Оригинальный формат интегрированной системы Works 4.0. При преобразовании из формата Word форматирование сохраняется не полностью.

HTML-документ (HTM, HTML). Формат хранения Web-страниц. Содержит управляющие коды (тэги) языка разметки гипертекста.

Выбор требуемого формата текстового документа или его преобразование производится в процессе сохранения файла

 2. Функции и возможности текстовых редакторов.

 Текстовые процессоры представляют систему подготовки текстов (Word Processor). Наибольшей популярностью среди них пользуется программа MS Word. Технология обработки текстовой информации с помощью таких программ обычно включает следующие этапы:

1) создание файла для хранения текстовой информации;

2) ввод и (или) копирование текстовой информации в компьютер;

3) сохранение текста, представленного в электронной форме;

4) открытие файла, хранящего текстовую информацию;

5) редактирование электронной текстовой информации;

6) форматирование текста, хранящегося в электронной форме;

7) создание текстовых файлов на основе встроенных в текстовый редактор стилей оформления;

8) автоматическое формирование оглавления к тексту и алфавитного справочника;

9) автоматическая проверка орфографии и грамматики;

10) встраивание в текст различных элементов и объектов;

11) объединение документов;

12) печать текста.

К основным операциям редактирования относят: добавление; удаление; перемещение; копирование фрагмента текста, а также поиска и контекстной замены. Если создаваемый текст представляет многостраничный документ, то можно применять форматирование страниц или разделов. При этом в тексте появятся такие структурные элементы, как: закладки, сноски, перекрестные ссылки и колонтитулы.

Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа – контейнера, включающего различные объекты. Она позволяет вставлять в текст документа рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Используемая при этом технология связи и внедрения объектов называется OLE (Object Linking and Embedding – связь и внедрение объектов).

Непосредственно ввод текста с клавиатуры особых сложностей не вызывает, следует лишь быть внимательным и набирать символы в правильном порядке. Каждый символ в Word имеет свой код, которым он представлен в электронных документах.

При редактировании (верстке) документов рекомендуется работать в режиме отображения непечатаемых символов. Так называемые непечатаемые символы видны на экране монитора только в режиме их отображения на экране с помощью кнопки Непечатаемые знаки на вкладке Главная. Символы и значения непечатаемых символов приведены в табл. Программа Word запоминает производимые с документом действия и предоставляет возможность отказаться от них или последующего возврата к ним. Отмена действий осуществляется кнопкой   Отменить либо сочетанием клавиш Ctrl + Z. Возврат действия выполняется там же кнопкой Вернуть.

Форматирование текста

Форматирование текста (разметка) — операции и результат оформления текста, шрифта, абзацев, заголовков, сносок, разделов и других признаков, изменяющих внешний вид, но не содержание. Форматированный текст сохраняется в документах.

Форматирование в программе Word применяется к разным объектам: отдельным буквам и словам, абзацам, спискам, таблицам, графическим изображениям, страницам. Фрагмент текста, который подлежит форматированию, следует выделить и применить команды форматирования из вкладки Главная в группах Шрифт, Абзац или вызвать контекстное меню.

 

Тема16: «Понятие об информационных системах и автоматизации информационных процессов».

1.Понятие и классификация информационной системы.

2.Автоматизированные информационные системы.

 1.Понятие   и классификация информационной системы

Для определения структуры и классификации информационных систем необходимо понять, что такое система, системный подход, информационная система.

Система - это совокупность взаимодействующих, относительно самостоятельных элементов, объединенных выполнением некоторой общей функции, не сводимой к функциям ее компонентов.

Системный подход является основой большинства частных методов познания, одним из способов обобщения фактов, позволяет сосредоточиться на выявлении интегративных качеств, возникающих в результате соединения элементов в целое.

Информационная система (ИС) - это система, построенная на базе компьютерной техники, предназначенная для хранения, поиска, обработки и передачи значительных объемов информации, имеющая определенную практическую сферу применения. Информационная система, предназначенная для хранения, поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователей;

Информационная система (ИС) - это совокупность взаимосвязанных аппаратно-программных средств для автоматизации накопления и обработки информации. В информационную систему данные поступают от источника информации. Эти данные отправляются на хранение либо претерпевают в системе некоторую обработку и затем передаются потребителю.

Для обеспечения функционирования ИС должны существовать средства поддержки, которые делятся на системные и пользовательские. Назначение системных средств - обеспечение сохранности данных, их обновления и защиты. Назначение пользовательских средств (приложений) - обеспечение удобства работы конечных пользователей, т.е. тех людей, в интересах которых создана информационная система.

Предметом и продуктом ИС является информация.

 К информационным ресурсам ИС относится информация (управленческая, экономическая, финансовая,  кадровая ит.д.) и ее свойства  (идеальность,  преемственность,  неисчерпаемость, массовость, трансформируемость, универсальность, возможность сжатия, недостоверность, избыточность, своевременность, ценность).

Между пользователем и информационной системой может быть установлена обратная связь. В этом случае информационная система называется замкнутой. Канал обратной связи необходим, когда нужно учесть реакцию пользователя на полученную информацию. Информационная система состоит из баз данных, в которых накапливается информация, источника информации, аппаратной части ИС, программной части ИС, пользователя информации. Все системы можно разделить на две основные категории: материальные системы, абстрактные системы. Материальные системы -это совокупность материальных объектов. Среди них выделяют технические, эргатические и смешанные системы. В последних особого внимания заслуживает подкласс эргатехнических систем (систем  «человек-машина»)

Классификация ИС

Информационные системы можно разделить по разным признакам:

По степени распределённости отличают:

· настольные, или локальные ИС, в которых все компоненты находятся на одном компьютере;

· распределённые ИС, в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.

Распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на:

· клиент-серверные ИС (ИС с архитектурой «клиент-сервер»);

· файл-серверные ИС (ИС с архитектурой «файл-сервер»).

клиент-сервер

По степени автоматизации ИС делятся на:

· автоматизированные: информационные системы, в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала);

· автоматические: информационные системы, в которых автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.

«Ручные ИС» («без компьютера») существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе ИС аппаратно-программных средств. Вследствие этого понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются синонимами.

По характеру обработки данных ИС делятся на:

· информационно-справочные, или информационно-поисковые ИС, в которых нет сложных алгоритмов обработки данных, а целью системы является поиск и выдача информации в удобном виде;

· ИС обработки данных, или решающие ИС, в которых данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.

Пример информационно-справочной ИС. Пример ИС обработки данных

Каждой сфере применения ИС соответствует свой тип. Перечислять их всех не имеет смысла, так как количество предметных областей велико. Вот некоторые примеры:

· Экономическая информационная система, предназначенная для выполнения функций управления на предприятии.

· Медицинская информационная система - информационная система, предназначенная для использования в лечебном или лечебно-профилактическом учреждении.

· Географическая информационная система - информационная система, обеспечивающая сбор, хранение, обработку, доступ, отображение и распространение пространственно-координированных данных (пространственных данных).

Экономическая ИС

Географическая ИС

Медицинская ИС

· Персональная ИС предназначена для решения некоторого круга задач одного человека.

· Групповая ИС ориентирована на коллективное использование информации членами рабочей группы или подразделения.

· Корпоративная ИС автоматизирует все бизнес-процессы целого предприятия (организации). Такие системы иногда называют информационными системами предприятия и системами комплексной автоматизации предприятия.

2.     Автоматизация информационных систем

Целью автоматизации информационных процессов является повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей.

Автоматизация базируется на использование средств вычислительной техники (СВТ) и необходимого ПО. Она позволяет существенно сократить время обслуживания пользователей, значительно повысить уровень их обслуживания, преобразует и видоизменяет отдельные технологические процессы, а порой – все основные традиционно используемые технологии. Автоматизация, способствуя ликвидации многих рутинных операций, повышая комфортность и одновременно эффективность работы, предоставляя пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией, создаёт и новые проблемы, решение которых может быть осуществлено лишь на базе использования общенаучных методов и широкого использования новых информационных технологий.

 Задачи автоматизации информационных процессов

Сформулируем основные задачи автоматизации информационных процессов. Они направлены на:

·                 сокращение трудозатрат при выполнении традиционных информационных процессов и операций, то есть упрощение нужных действий для более быстрого выполнения операций;

Самый простой и хороший пример – калькулятор. На нём математические расчёты не представляют труда. Он гораздо быстрее счетов и других, более древних средств. (Калькулятор, счёты)

·                 устранение рутинных операций. Возможно внедрение разного рода макросов; Например, при постоянном расчёте зарплат в бухгалтерии, в Excel можно забить определённую модель поведения (формулу), чтобы дальше он сам выполнял необходимое вычисление

·                 ускорение процессов обработки и преобразования информации;

Вычислительная техника работает гораздо быстрее мозга – чтобы найти результат в базе данных, ей достаточно доли секунд для вывода информации.

·                 повышение оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;

· облегчение возможностей широкого обмена информацией, участия в корпоративных и других проектах. 

В широком смысле информационной системой можно назвать любую организационную структуру, задача которой состоит в работе с информацией, например библиотеку, справочную службу же­лезных дорог, учреждение СМИ (редакцию газеты, телецентр, радиостудию). В этом смысле информационными системами являются все подразделения управленческой структуры предприятия: бухгалтерия, отдел кадров, отдел научно-технической информации и пр. Примеры можно продолжить. Все эти службы существовали и до появления компьютеров, существуют и сейчас. Разница в том, что раньше они использовали «бумажные» технологии работы с информацией, простые средства механизации обработки данных, а сейчас все шире применяют компьютеры.

 Виды программного обеспечения компьютеров

Существует разделение вычислительных машин на две составляющие: аппаратурную и программную. Программная часть называется программным обеспечением ЭВМ. 

Программы — это упорядоченные последовательности команд. Конечная цель любой компьютерной программы — управление аппаратными средствами. Ее работа основана на управлении аппаратными устройствами компьютера. 

Состав программного обеспечения вычислительной системы называют программной конфигурацией. 

 По назначению ПО разделяется на системное, прикладное и инструментальное. 

Системное ПО.

1.        Загрузчик операционной системы

2.               Операционные системы — общего назначения, реального времени, сетевые ОС, встраиваемые. Основная задача таких программ - планирование вычислительного процесса, распоряжение ресурсами машины, организация взаимодействия отдельных процессов, протекающих в машине во время выполнения программ.

3.               Сервисные программы, диагностические программы, программы для борьбы с компьютерными вирусами.

4.               Драйверы устройств Дра́йвер (англ. driver) — компьютерная программа, с помощью которой другая программа (обычно операционная система) получает доступ к аппаратному обеспечению стандартным образом. В общем случае для использования каждого устройства, подключённого к компьютеру, необходим специальный драйвер. 5.               Программы обеспечения работы в сети. Эти программы реализуют протоколы обмена информацией между машинами, работу с базами данных, телеобработку данных.

6.               Программные средства защиты:

•        Криптошлюзы (аппаратно-программный комплекс криптографической защиты трафика данных, голоса, видео на основе шифрования )

•        Средства аутентификации (проверка подлинности)

•        Средства мониторинга и аудита(контроль, проверка)

•        Сканеры защищённости

•        Средства разграничения доступа

•        Системы криптографической защиты (шифровка)

•        Антивирусные программы

Инструментальное ПО.

1.        Средства разработки программного обеспечения

2.        Системы управления базами данных (СУБД)

Базами данных называют огромные массивы данных, организованных в табличные структуры.

 Основными функциями систем управления базами данных являются:

•        создание пустой (незаполненной, структуры базы данных)

•        предоставление средств ее заполнения или импорта данных из таблиц другой базы;

•        обеспечение возможности доступа к данным, а также предоставление средств поиска и фильтрации

Многие системы управления базами данных (СУБД) дополнительно предоставляют возможности проведения простейшего анализа данных и их обработки Наиболее распространенными являются Microsoft АССЕSS.

 Прикладные программы.

Прикладные программы удобно разделить на следующие классы:

1. Офисные приложения

•        Текстовые редакторы Основные функции этого класса прикладных программ заключаются в вводе и редактировании текстовых данных.

•        Текстовые процессоры. Основное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов в том, что они позволяют не только вводить и редактировать текст, но и форматировать его, то есть оформлять. Наиболее популярный текстовый процессор - Microsoft Word.

•        Табличные процессоры. Электронные таблицы (ЭТ) предоставляют комплексные средства для хранения различных типов данных и их обработки В некоторой степени они аналогичны системам управления базами данных, но основной акцент смещен не на хранение массивов данных и обеспечение к ним доступа, а на преобразование данных, причем в соответствии с их внутренним содержанием. Наиболее распространены  Microsoft Excel.

•        Редакторы презентаций

2. Системы проектирования и производства

•        Системы автоматизированного проектирования  — организационно-техническая система, предназначенная для выполнения проектной деятельности с применением вычислительной техники, позволяющая создавать конструкторскую и/или технологическую документацию.

•        PDM-системы. PDM-система (Product Data Management — система управления данными об изделии) — организационно-техническая система обеспечивающая управление всей информацией об изделии. При этом в качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты (корабли и автомобили, самолеты и ракеты, компьютерные сети и др.). PDM-системы являются неотъемлимой частью PLM-систем.

•        PLM-системы PLM (сокр. от англ. Product Lifecycle Management) — технология управления жизненным циклом изделий. Организационно-техническая система обеспечивающая управление всей информацией об изделии и связанных с ним процессах на протяжении всего его жизненного цикла, начиная с проектирования и производства до снятия с эксплуатации. При этом в качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты (корабли и автомобили, самолеты и ракеты, компьютерные сети и др.).

•        АСУТП (Системы SCADA) Автоматизированная система управления технологическим процессом (АСУ ТП) — комплекс программных и технических средств, предназначенный для управления технологическим оборудованием на предприятиях.

•        АСТПП (Системы MES) MES (сокр. от англ. Manufacturing Execution System) — исполнительная система производства. Системы такого класса решают задачи синхронизации, координируют, анализируют и оптимизируют выпуск продукции в рамках какого-либо производства.

3. Мультимедиа

•        Компьютерные игры

•        Музыкальные редакторы.

•        Графические редакторы. Графический редактор — программа (или пакет программ), позволяющая создавать и редактировать двумерные изображения с помощью компьютера.

•        Видео редакторы

•        Мультимедиа проигрыватели

•        Редакторы НТМL (Web-редакторы). Это особый класс редакторов, объединяющих в себе свойства текстовых и графических редакторов. Программы этого класса можно также эффективно использовать для подготовки электронных документов и мультимедийных изданий.

4. Клиенты для доступа к интернет-сервисам:

•        электронная почта

•        веб

•        мгновенная передача сообщений

•        чат-каналы

•        IP-телефония

•        P2P обмен файлами

•        потоковое вещание

•        Банк-клиент

5. Корпоративные информационные системы

•        Бухгалтерские программы

•        Системы Управления проектами (Project Management)

•        Системы автоматизации документооборота (EDM-системы)

•        Системы управления архивами документов (DWM-системы)

6. Экспертные системы. 

Предназначены для анализа данных, содержащихся в базах знаний, и выдачи рекомендаций по запросу пользователя. По совокупности признаков события юридические экспертные системы могут дать правовую оценку и предложить порядок действий, как для обвиняющей стороны, так и для защищающейся.